Hey Jane

Last Updated: March 26, 2025

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES FOR PROTECTED HEALTH INFORMATION

Your Protected Health Information. Your Rights. Our Responsibilities.

This Notice of Privacy Practices (“Notice”) describes how your protected health information collected by or on behalf of the covered entities providing services through www.heyjane.com (such information, “PHI”) may be used and disclosed and how you can get access to your PHI. Our Notice of Privacy Practices does not apply to services that are NOT offered by or on behalf of the Hey Jane PCs, such as the Un-Whisper Network, The Lounge, and certain unauthenticated webpages on www.heyjane.com that are not an entry point for clinical services. Such services are subject to the Privacy Policy available at https://www.heyjane.com/privacy. Please review this Notice carefully.

Your Rights

You have the right to:

Get a copy of your paper or electronic medical record
Correct your paper or electronic medical record
Request confidential communication
Ask us to limit the PHI we share
Get a list of those with whom we’ve shared your PHI
Get a copy of this privacy notice
Choose someone to act for you
File a complaint if you believe your privacy rights have been violated

Your Choices

You have some choices in the way that we use and share PHI as we:

Tell family and friends about your condition
Provide disaster relief
Include you in a hospital directory
Provide mental health care
Market our services and sell your PHI
Raise funds

Our Uses and Disclosures

We may use and share your PHI as we:

Treat you
Run our organization
Bill for your services
Help with public health and safety issues
Do research
Comply with the law
Work with a medical examiner or funeral director
Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests
Respond to lawsuits and legal actions

Your Rights

When it comes to your PHI, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

Get an electronic or paper copy of your medical record

You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other PHI we have about you. Ask us how to do this.
We will provide a copy or a summary of your PHI, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

Ask us to correct your medical record

You can ask us to correct PHI about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
We may say “no” to your request, but we will tell you why in writing within 60 days.

Request confidential communications

You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address.
We will say “yes” to all reasonable requests.

Ask us to limit what we use or share

You can ask us not to use or share certain PHI for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.
If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that PHI for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that PHI.

Get a list of those with whom we have shared your PHI

You can ask for a list (accounting) of the times we have shared your PHI for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We can provide one accounting per year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

Get a copy of this privacy notice

You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

Choose someone to act for you

If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your PHI.
We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

File a complaint if you feel your rights are violated

You can complain if you feel we have violated your health information privacy rights by contacting us at privacy@heyjane.co.
You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
We will not retaliate against you for filing a complaint.

Your Choices

For certain circumstances, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your PHI in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

In these cases, you have both the right and choice to tell us to:

Share information with your family, close friends, or others involved in your care
Share information in a disaster relief situation
Include your information in a hospital directory

If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your PHI if we believe it is in your best interest. We may also share your PHI when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

In these cases, we never share your PHI unless you give us written permission:

Marketing purposes
Sale of your PHI
Most sharing of psychotherapy notes

In the case of fundraising:

We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again.

Our Uses and Disclosures
How do we typically use or share your PHI?

We typically use or share your PHI in the following ways.

Treat you

We can use your PHI and share it with other professionals who are treating you.

Example: A doctor treating you for an infection sends a diagnostic order to a lab.
Example: We will share PHI about you with the pharmacy that will fill your prescription.

Run our organization

We can use and share your PHI to run our practice, improve your care, and contact you when necessary.

Example: We use PHI about you to manage your treatment and services.

Bill for your services

We can use and share your PHI to bill and get payment from health plans or other entities.

Example: If your health insurance is paying for your treatment, we share PHI about you to your health insurance plan so it will pay for your services.

How else can we use or share your PHI?

We are allowed or required to share your PHI in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your PHI for these purposes. For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/ hipaa/understanding/consumers/index.html.

Help with public health and safety issues

We can share PHI about you for certain situations such as:

Preventing disease
Helping with product recalls
Reporting adverse reactions to medications
Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety

Do research

We can use or share your PHI for health research.

Comply with the law

We will share PHI about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we are complying with federal privacy law.

Respond to organ and tissue donation requests

We can share PHI about you with organ procurement organizations.

Work with a medical examiner or funeral director

We can share PHI with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.

Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests

We can use or share PHI about you:

For workers’ compensation claims
For law enforcement purposes or with a law enforcement official
With health oversight agencies for activities authorized by law
For special government functions such as military, national security, and presidential protective services

Respond to lawsuits and legal actions

We can share PHI about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena. We attempt to notify you about legal demands for your PHI when appropriate in our judgment, unless prohibited by law or court order or when the request is an emergency. We may dispute such demands when we believe, in our discretion, that the requests are overbroad, vague or lack proper authority.

Our Responsibilities

We are required by law to maintain the privacy and security of your PHI.
We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your PHI.
We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
We will not use or share your PHI other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

Effective Date

The Effective Date of this Notice is the Last Updated date at the top.

For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

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AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD PARA INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA

Su información de salud protegida. Sus derechos. Nuestras responsabilidades

Este Aviso de Prácticas de Privacidad («Aviso») describe cómo su información médica protegida recopilada por o en nombre de las entidades profesionales que prestan servicios a través de www.heyjane.com («Hey Jane PCs») (dicha información, «PHI») puede ser utilizada y divulgada y cómo usted puede obtener acceso a su PHI. Nuestro Aviso de Prácticas de Privacidad no se aplica a los servicios que NO son ofrecidos por o en nombre de los PC Hey Jane, como la Red Un-Whisper, The Lounge, y ciertas páginas web no autenticadas en http://www.heyjane.com/ que no son un punto de entrada para servicios clínicos. Dichos servicios están sujetos a la Política de Privacidad disponible en https://www.heyjane.com/privacy . Le rogamos que lea atentamente este Aviso.

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Tus derechos

Tienes derecho a:

Obtener una copia de su historial médico en papel o electrónico
Corregir su historial médico en papel o electrónico
Solicitar comunicación confidencial
Pedirnos que limitemos la PHI que compartimos
Obtener una lista de las personas con las que hemos compartido su PHI
Obtener una copia de este aviso de privacidad
Elegir a alguien que actúe en su nombre
Presentar una queja si cree que se han violado sus derechos de privacidad.

Sus opciones

Usted tiene algunas opciones en cuanto a la forma en que utilizamos y compartimos su PHI:

Informar a familiares y amigos sobre su estado de salud
Proporcionar ayuda en caso de catástrofe
Incluirle en el directorio del hospital
Proporcionar atención de salud mental
Comercializar nuestros servicios y vender su PHI
Recaudar fondos

Nuestros usos y divulgaciones

Podemos usar y compartir su PHI cuando:

Atenderle
Dirigir nuestra organización
Facturar sus servicios
Ayudar en cuestiones de salud pública y seguridad
Investigar
Cumplir la ley
Trabajar con un médico forense o director de funeraria
Atender la compensación laboral, la aplicación de la ley y otras solicitudes gubernamentales.
Responder a demandas y acciones legales

Sus derechos

Cuando se trata de su PHI, usted tiene ciertos derechos. Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarle.

Obtener una copia electrónica o en papel de su historial médico

Puede solicitar ver o obtener una copia electrónica o en papel de su historial médico y otra PHI que tengamos sobre usted. Pregúntanos cómo hacerlo.
Le proporcionaremos una copia o un resumen de su PHI, normalmente en un plazo de 30 días a partir de su solicitud. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en los costes.

Pedirnos que corrijamos su historial médico

Puede pedirnos que corrijamos la PHI sobre usted que considere incorrecta o incompleta. Pregúntanos cómo hacerlo.

Podemos decir ’’no’’ a su solicitud, pero le diremos por qué por escrito en un plazo de 60 días.

Solicitar comunicaciones confidenciales

Puede pedirnos que nos pongamos en contacto con usted de una forma específica (por ejemplo, teléfono particular o de la oficina) o que enviemos el correo a una dirección diferente.

Diremos «sí» a todas las peticiones razonables.

Pídanos que limitemos lo que utilizamos o compartimos

Puede pedirnos que no utilicemos o compartamos determinada PHI para tratamientos, pagos o nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud, y podemos decir «no» si esto pudiera afectar a su atención médica.
Si usted paga de su bolsillo la totalidad de un servicio o artículo de atención médica, puede pedirnos que no compartamos esa PHI con su aseguradora de salud para fines de pago o de nuestras operaciones. Le diremos que «sí» a menos que una ley nos obligue a compartir esa PHI.

Obtener una lista de las personas con las que hemos compartido su PHI

Puede solicitar una lista (contabilidad) de las veces que hemos compartido su PHI durante seis años antes de la fecha que solicita, quién con quién lo compartimos y por qué.

Incluiremos todas las divulgaciones excepto aquellas sobre tratamiento, pago y operaciones de atención médica, y ciertas otras divulgaciones (como aquellas que usted nos haya pedido que hagamos). Podemos proporcionar una contabilidad por año de forma gratuita, pero le cobrará una tarifa razonable basada en el costo si solicita otro dentro de los 12 meses.

Obtenga una copia de este aviso de privacidad

Puede solicitar una copia en papel de este aviso en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirlo electrónicamente. Le proporcionaremos una copia en papel sin demora.

Elige a alguien que actúe por ti

Si le ha otorgado a alguien un poder médico o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su PHI.

Nos aseguraremos de que la persona tiene esta autoridad y puede actuar en su nombre antes de emprender cualquier acción.

Presentar una denuncia si siente que se vulneran sus derechos

Puede presentar una queja si cree que hemos violado sus derechos de privacidad de su información médica comunicándose con nosotros en privacy@heyjane.co
Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs.gov/ocr/privacidad/hipaa/quejas/.
No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

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Sus opciones

En determinadas circunstancias, puede indicarnos sus opciones sobre lo que compartimos. Si tienes una preferencia clara sobre cómo compartimos su PHI en las situaciones que se describen a continuación, hable con nosotros. Díganos qué quiere que hagamos y seguiremos sus instrucciones.

En estos casos, usted tiene el derecho y la opción de indicarnos que:

Compartir información con su familia, amigos cercanos u otras personas implicadas en su cuidado
Compartir información en caso de catástrofe
Incluir su información en el directorio del hospital

Si no puede decirnos lo que prefiere, por ejemplo si está inconsciente, podemos seguir adelante y compartir su PHI si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su PHI cuando sea necesario para disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.

En estos casos, nunca compartimos su PHI a menos que nos dé permiso por escrito:

Fines de comercialización
Venta de su PHI
Compartir la mayoría de las notas de psicoterapia

En el caso de recaudación de fondos:

Es posible que nos comuniquemos con usted para esfuerzos de recaudación de fondos, pero puede indicarnos que no nos comuniquemos con usted nuevamente.

Nuestros usos y divulgaciones

¿Cómo usamos o compartimos normalmente su PHI?

Normalmente utilizamos o compartimos su PHI de las siguientes maneras.

Tratarte

Podemos utilizar su PHI y compartirla con otros profesionales que le estén tratando.

Ejemplo: Un médico que le está tratando por una infección envía una orden de diagnóstico a un laboratorio.

Ejemplo: Compartiremos su PHI con la farmacia que le surtirá su receta.

Dirigir nuestra organización

Podemos usar y compartir su PHI para ejecutar nuestra práctica, mejorar su atención y comunicarnos con usted cuando sea necesario.

Ejemplo: utilizamos su PHI para administrar su tratamiento y servicios.

‍Facturar sus servicios

Podemos utilizar y compartir su PHI para facturar y obtener pagos de planes de salud u otras entidades.

Por ejemplo: Si su seguro médico paga por su tratamiento, compartimos su PHI con su plan de seguro médico para que pague por sus servicios.

‍¿De qué otra forma podemos utilizar o compartir su PHI?

Se nos permite o exige que compartamos su PHI de otras formas, normalmente de forma que contribuya al bien público, como la salud pública y la investigación. Tenemos que cumplir muchas condiciones legales antes de poder compartir su PHI para estos fines. Para más información, consulte: https://www.hhs.gov/hipaa/index.html

Ayuda en cuestiones de salud y seguridad públicas

Podemos compartir su PHI en determinadas situaciones, como por ejemplo:

Prevenir enfermedades
Ayudar a retirar productos del mercado
Informar sobre reacciones adversas a los medicamentos
Notificar sospechas de malos tratos, abandono o violencia doméstica
Prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona

Investigar

Podemos usar o compartir su PHI para investigaciones de salud.

Cumplir con la ley

Compartiremos su PHI si las leyes estatales o federales lo requieren, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si quiere comprobar que cumplimos con la ley federal de privacidad.

Responder a las solicitudes de donación de órganos y tejidos.

Podemos compartir su PHI con organizaciones de obtención de órganos.

Trabajar con un médico forense o un director de funeraria

Podemos compartir la PHI con un médico forense, examinador médico o director de funeraria cuando fallece una persona.

Atender la compensación laboral, la aplicación de la ley y otras solicitudes gubernamentales.

Podemos utilizar o compartir su PHI:

Para reclamos de compensación laboral
Para fines de aplicación de la ley o con un funcionario encargado de hacer cumplir la ley
Con órganos de control de la salud para las actividades autorizadas por la ley
Para funciones gubernamentales especiales, como servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial.

Responder a demandas y acciones legales

Podemos compartir su PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación. Intentamos notificarle sobre demandas legales para su PHI cuando sea apropiado a nuestro criterio, a menos que lo prohíba la ley o una orden judicial o cuando la solicitud sea una emergencia. Podemos disputar dichas demandas cuando creamos, a nuestra discreción, que

las solicitudes son demasiado amplias, vagas o carecen de la autoridad adecuada.

Nuestras responsabilidades

Estamos obligados por ley a mantener la privacidad y seguridad de su PHI.
Le informaremos de inmediato si se produce una infracción que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su PHI.
Debemos cumplir con las obligaciones y prácticas de privacidad descritas en este aviso y entregarle una copia del mismo.
No utilizaremos ni compartiremos su PHI de otra forma que no sea la descrita aquí, a menos que usted nos diga por escrito que podemos hacerlo. Si nos dice que podemos, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Háganos saber por escrito si cambia de opinión.

Fecha de vigencia

La fecha de entrada en vigor de este aviso es la fecha de la última actualización que figura en la parte superior.

Para más información, consulte: https://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html./index.html

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إشعار ممارسات الخصوصية للمعلومات الصحية المحمية (Arabic)

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ԾԱՆՈՒՑՈՒՄ ՊԱՇՏՊԱՆՎՈՂ ԱՌՈՂՋԱՊԱՀԱԿԱՆ ՏԵՂԵԿԱՏՎՈՒԹՅԱՆ ԳԱՂՏՆԻՈՒԹՅԱՆ ՀԵՏ ԿԱՊՎԱԾ ԳՈՐԾԵԼԱԿԵՐՊԻ ՄԱՍԻՆ (Armenian)

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សេចក្តីជូនដំណឹងស្តីពីការអនុវត្តឯកជនភាពសម្រាប់ព័ត៌មានសុខភាពដែលត្រូវបានការពារ (Cambodian)

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受保护健康信息隐私惯例通知 (Chinese Simplified)

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